scscan.vn
Là chủ sở hữu doanh nghiệp mới hoặc một người chưa có kinh nghiệm để hiểu biết nhiều về công nghệ, thật khó để hiểu làm thế nào mã vạch và máy quét mã vạch, loại nào là phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Qua bài viết này, Shangchen sẽ giúp bạn hiểu về các loại máy quét mã vạch và mã vạch khác nhau với tư cách là chủ doanh nghiệp, cũng như một số cách bạn có thể sử dụng chúng để cải thiện hiệu suất của mình và hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh.
Mã vạch là gì?
Để hiểu cách hoạt động của máy quét mã vạch, trước tiên bạn cần hiểu cách mã vạch hoạt động. Mã vạch là một mã có thể quét được với một bản sao số ở phía dưới. Nó có mô hình các đường song song thường có màu đen trên nền trắng. Mặc dù, đó không phải lúc nào cũng như vậy.
Mẫu đường màu đen và khoảng trắng này lưu trữ dữ liệu. Khi một mã vạch được quét bằng máy quét mã vạch hoặc điện thoại thông minh trong một số trường hợp, dữ liệu sẽ được dịch thành thông tin có thể đọc được. Thông thường, thông tin này được hiển thị trên màn hình của hệ thống POS. Vì vậy, để thêm một mặt hàng vào đơn hàng trên hệ thống POS, tất cả nhân viên thu ngân phải làm là quét mã vạch. Sau đó, thông tin về mặt hàng đó như tên và giá của nó hiện lên trên màn hình. Đơn giản hơn nhiều so với việc nhập thông tin bằng tay.
Tập hợp các số ở dưới cùng của mã vạch được gọi là Mã sản phẩm chung (UPC). Các đường song song của mã vạch là phiên bản có thể quét được của UPC. Tất cả thông tin được đính kèm với mã vạch được chứa trong chuỗi số. Các đường song song là phiên bản dễ đọc của máy. Mã vạch có thể lưu trữ tất cả các loại thông tin, nhưng trong kinh doanh bán lẻ, chúng chủ yếu được sử dụng cho dữ liệu hàng tồn kho và hàng hóa, cũng như để lưu trữ hồ sơ thông qua biên lai mua hàng.
Mã vạch cho quản lý hàng tồn kho
Sử dụng mã vạch giúp tổ chức và quản lý kho của bạn dễ dàng hơn nhiều. Để tiếp cận thông minh hơn, bạn có thể gắn nhãn cho từng phần của kho lưu trữ bằng một UPC duy nhất. UPC đó có thể tương ứng với một mã khác trên kệ lưu trữ của bạn, vì vậy bạn luôn biết sản phẩm của mình đang ở đâu.
Mã vạch giúp quản lý hàng tồn kho vì giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng biết được số lượng sản phẩm họ có trong kho. Bạn có thể thực hiện đếm hàng tồn kho nhanh bằng cách quét mã vạch trên hộp của sản phẩm thay vì đi đếm thủ công bằng bút và giấy. Bạn có thể sử dụng quy trình tương tự để nhanh chóng cập nhật số lượng hàng tồn kho khi bạn nhận được hàng mới từ các nhà cung cấp.
Mã vạch cho phép mua hàng nhanh hơn
Một trong những cách rõ ràng hơn mà các doanh nghiệp sử dụng mã vạch là trong các giao dịch bán hàng. Thay vì nhập mã mặt hàng, giá cả và số lượng theo cách thủ công, tất cả những gì nhân viên thu ngân cần làm là quét mã vạch của các mặt hàng mà khách hàng đang mua. Điều này dẫn đến việc kiểm tra nhanh hơn và ít sai sót hơn khi gọi điện cho khách hàng. Khi làm như vậy, trải nghiệm thanh toán tổng thể trở thành một quy trình hiệu quả và dễ dàng hơn cho cả nhân viên thu ngân và khách hàng.
Mã vạch cho Biên lai
Một số hệ thống POS sẽ in mã vạch ở cuối biên lai như một cách để lưu trữ thông tin từ giao dịch. Điều này có thể bao gồm sổ đăng ký nơi giao dịch diễn ra, tên của nhân viên thu ngân, phương thức thanh toán, các mặt hàng mà khách hàng đã mua và mỗi mặt hàng có giá bao nhiêu. Nó thậm chí có thể bao gồm thông tin về chương trình khách hàng thân thiết của bạn nếu khách hàng là thành viên.
Loại mã vạch này giúp nhà bán lẻ dễ dàng tra cứu thông tin mua hàng cụ thể để theo dõi hoạt động kinh doanh tốt hơn. Nó cũng thường được sử dụng để xử lý trả lại hoặc trao đổi. Thay vì nhân viên thu ngân định vị hồ sơ mua hàng bằng cách tìm kiếm thủ công một số đơn đặt hàng cụ thể, họ có thể chỉ cần quét mã vạch.
Các loại mã vạch khác
Bạn thậm chí có thể tìm thấy mã vạch bên ngoài thế giới bán lẻ. Một số ứng dụng truyền thông xã hội sử dụng phiên bản nâng cao hơn của mã vạch như một cách để xác định người dùng, giống như tên người dùng. Ví dụ: nếu bạn muốn thêm một người bạn trên Snapchat hoặc Facebook Messenger, tất cả những gì bạn phải làm là đặt máy ảnh điện thoại của bạn (trong ứng dụng tương ứng) vào người đó mã duy nhất của họ để thêm họ vào danh sách bạn bè của bạn.
UPC so với SKU
Rất nhiều nhà bán lẻ mới nhầm rằng Mã hàng quốc tế (UPC) và Mã lưu kho (SKU) là một. Mặc dù chúng có những điểm chung, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là sự khác biệt, cũng như những khác biệt đó có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp của bạn.
Mỗi sản phẩm trong kho hàng của bạn đều cần một mã riêng biệt được gọi là SKU. SKU phổ biến trên toàn thế giới và là công cụ hữu ích giúp bạn tìm kiếm nhanh chóng, quản lý sản phẩm một cách dễ dàng và khoa học khi danh mục sản phẩm kinh doanh ngày một mở rộng và đa dạng
Cả hai số là định danh số cho sản phẩm. Tuy nhiên, một UPC có nghĩa là một mã phổ quát. Nó được sử dụng để xác định một sản phẩm bất kể nó bán ở đâu. Dưới đây là một ví dụ, một hộp nhãn hiệu ngũ cốc yêu thích của bạn sẽ có cùng UPC cho dù bạn mua nó ở quê nhà hay tiểu bang tiếp theo. Bản chất phổ quát này là những gì làm cho UPC và mã vạch trở nên hữu ích để nhanh chóng nhập hàng tồn kho mới vào hệ thống POS của bạn hoặc gọi điện mua hàng. Mọi thứ đều được chuẩn hóa, ngăn ngừa sai lầm.
Mặt khác, SKU là một số duy nhất cho một công ty và chủ yếu được sử dụng cho các hoạt động hậu cần như quản lý hàng tồn kho. Sự khác biệt lớn là bạn đang kiểm soát SKU của mình. Bạn tạo chúng và có thể sử dụng chúng để theo dõi nhiều thông tin về một sản phẩm như bạn muốn. Tùy thuộc vào quy trình và công nghệ nội bộ của doanh nghiệp, điều này có thể mang lại cho bạn sự tự do và linh hoạt hơn với cách bạn theo dõi và quản lý kho của mình. Nó cũng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất của hàng tồn kho của bạn.
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng cả hai và đây là phương án tốt cho doanh nghiệp quản lý hàng hóa. Cách bạn làm như vậy sẽ phụ thuộc vào các công cụ quản lý hàng tồn kho mà bạn sử dụng, cũng như phương pháp bạn sử dụng để theo dõi hàng tồn kho.
Nơi nhận mã vạch, UPC và SKU
Điều này sẽ phụ thuộc vào phương thức quản lý hàng tồn kho hoặc hệ thống điểm bán hàng mà bạn đang sử dụng. Ví dụ: khách hàng của Shangchen có thể tạo UPC và SKU của riêng mình theo các hướng dẫn cụ thể khi thêm các mặt hàng mới vào kho của họ. Mã vạch được tạo tự động từ các mặt hàng đó khi khách hàng in mã.
Máy quét mã vạch là gì?
Máy quét mã vạch là một thiết bị được sử dụng để đọc mã vạch. Hầu hết các doanh nghiệp mua máy quét để sử dụng trong quá trình thanh toán. Tuy nhiên, chúng cũng được sử dụng để quản lý hàng tồn kho, cho dù đó là trong cửa hàng của bạn hay trong một thiết lập kho lớn hơn. Và ngày nay, máy quét mã vạch được sử dụng phổ biến trong các đại lý, siêu thị bán lẻ, y tế và các ngành công nghiệp cần nhận dạng tự động khác.
Các loại máy quét mã vạch
Có rất nhiều máy quét và công nghệ quét khác nhau trên thị trường hiện nay. Các biến thể được sử dụng phổ biến nhất bao gồm nguồn ánh sáng đỏ hoặc laser đọc dữ liệu từ nhãn mã vạch và đưa nó vào hệ thống POS. Tên kỹ thuật cho một thiết bị quét sử dụng tia laser là Thiết bị ghép nối phí, còn được gọi là đầu đọc CCD hoặc máy quét CCD.
Tuy nhiên, những tiến bộ công nghệ gần đây hiện cho phép điện thoại thông minh hoạt động như đầu đọc mã vạch thông qua chức năng camera của chúng. Một ví dụ điển hình về điều này trong các cửa hàng bán lẻ của Apple. Nếu bạn đặt mua một thứ gì đó để lấy tại cửa hàng, bạn sẽ nhận được một email có chứa mã QR. Khi bạn đến cửa hàng, một nhân viên sẽ quét mã này để tra cứu đơn hàng của bạn để việc mua hàng của bạn có thể được mang đến cho bạn.
Về phía người tiêu dùng, bạn sẽ tìm thấy chức năng này được sử dụng trong các ứng dụng bán lẻ để tạo điều kiện mua sắm trực tuyến. Các cửa hàng bách hóa như Macy từ và Target cung cấp cho khách hàng tùy chọn quét các mặt hàng trong khi tại cửa hàng để kiểm tra giá và tìm kiếm các giao dịch. Tương tự, người dùng ứng dụng Amazon có thể quét mã vạch của bất kỳ mặt hàng nào xung quanh họ để tra cứu và mua nó từ Amazon.
Máy quét 1D và 2D
Các máy quét mà các doanh nghiệp bán lẻ thường sử dụng thuộc hai loại chính: Một chiều (1D) và hai chiều (2D). Máy quét 1D là mô hình truyền thống hơn. Họ có thể quét mã vạch tiêu chuẩn mà bạn quen thuộc nhất. Tuy nhiên, máy quét 2D có thể quét cả mã vạch và các mã phức tạp hơn như mã QR. Mã bạn chọn tùy thuộc vào loại mã bạn muốn sử dụng, cũng như ngân sách của bạn.
Tại sao nên sử dụng máy quét mã vạch?
Máy quét tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể cho nhân viên thu ngân và khách hàng. Một nhân viên thu ngân có thể dễ dàng quét mã vạch để kiểm tra khách hàng nhanh hơn nhiều so với những gì họ có thể. Họ cũng giúp loại bỏ lỗi bằng cách ngăn một nhân viên thu ngân vô tình nhập sai mã hoặc giá. Sự kết hợp giữa tốc độ và độ chính xác này là điều cần thiết trong một ngành công nghiệp bán lẻ mà tràn ngập các tùy chọn. Nếu bạn có thể cung cấp mức độ dịch vụ mà khách hàng của bạn mong đợi, thì họ sẽ mua sắm ở nơi khác. Mã vạch và máy quét có thể không phải là điều đầu tiên bạn nghĩ đến khi bạn nghe dịch vụ khách hàng, nhưng chúng thực sự cung cấp.
Loại máy quét mã vạch nào là tốt nhất?
Loại máy quét bạn chọn phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp bạn điều hành. Máy quét được kết nối với hệ thống POS qua dây có giá rẻ hơn so với máy quét kết nối qua Bluetooth. Chúng có ý nghĩa nếu một nhân viên thu ngân đứng ở một nơi trong thời gian dài.
Tuy nhiên, đầu đọc Bluetooth là lựa chọn tốt hơn trong không gian hạn chế chuyển động. Một máy quét mã vạch không dây cũng hữu ích nếu bạn bán các mặt hàng lớn hoặc nặng. Nhân viên thu ngân của bạn có thể quét các mặt hàng mà không cần phải nâng hoặc di chuyển đối tượng xung quanh để lấy mã vạch. Nếu bạn không chắc chắn phù hợp với mình, hầu hết các hệ thống POS hiện đại đều có nhiều tùy chọn máy quét và phụ kiện có sẵn để lựa chọn dựa trên nhu cầu riêng của bạn.
Theo như 1D so với 2D, máy quét 1D là tốt nhất cho mã vạch tuyến tính truyền thống, nhưng hãy lưu ý những gì có thể có nghĩa cho doanh nghiệp của bạn. Nếu đối tượng mục tiêu của bạn là một tầng lớp trẻ hơn, am hiểu công nghệ hoặc nếu bạn cung cấp cho khách hàng tùy chọn biên lai gửi qua email, máy quét 2D có thể tốt hơn. Các máy quét này có thể đọc mã vạch và mã QR trực tiếp từ màn hình điện thoại thông minh của khách hàng của bạn. Điều này cho phép bạn sử dụng các mã này trong tiếp thị và tiếp cận khách hàng của bạn cho các chương trình khuyến mãi và bán hàng.
Điều này có thể giúp bạn theo dõi hiệu suất của các chương trình khuyến mãi này vì POS hoặc công cụ tiếp thị của bạn sẽ ghi lại mỗi lần quét mã khuyến mãi.
Cuối cùng, mỗi đầu đọc có các hướng dẫn thiết lập khác nhau và không phải tất cả đều tương thích với mọi hệ thống POS. Nếu bạn đã có một hệ thống POS, hãy chắc chắn mua một máy quét tương thích với nó.
Tất cả điều này thoạt nhìn có vẻ phức tạp, nhưng hiểu mã vạch và cách tích hợp chúng vào doanh nghiệp của bạn có thể giúp mọi việc dễ dàng hơn với bạn, nhóm quản lý và nhân viên tuyến đầu của bạn. Chúng cho phép kiểm tra nhanh hơn, khả năng quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn và các chiến dịch quảng cáo có thể theo dõi cao. Nếu bạn mới bán lẻ, không ai nói rằng bạn cần lập tức mã QR được cá nhân hóa hoặc mua máy quét 2D ngoài cổng. Nhưng việc thêm mã vạch cơ bản vào sản phẩm của bạn gần như chắc chắn sẽ tạo ra một thế giới khác biệt cho thành công chung của cửa hàng.
