Cách tạo mã vạch độc quyền cho doanh nghiệp

Cách tạo mã vạch như thế nào là tốt nhất? Hệ thống mã vạch là một công cụ đắc lực giúp theo dõi và tăng tốc quá trình kiểm soát thông tin của doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp nên tạo mã tùy chỉnh của riêng mình hay đăng ký chúng với GS1? Bài viết này Máy quét mã vạch Shangchen sẽ cung cấp thông tin một số ưu và nhược điểm đối với từng phương pháp.

Sơ lược về mã vạch 1D

Mã vạch 1D (hay còn gọi là mã vạch một chiều hoặc tuyến tính) thực sự chỉ là một chuỗi các đường thẳng đứng ở các độ rộng hẹp khác nhau. Những mã vạch này, phổ biến ở hầu hết các nhà bán lẻ, thực sự không chứa nhiều thông tin về sản phẩm.

Cách đọc mã vạch

Khi quét mã vạch, chuỗi các đường thẳng đứng được máy tính diễn giải và sau đó xuất ra dưới dạng văn bản.

Máy quét mã vạch cùng máy tính sẽ liên kết mã vạch mặt hàng. Số mặt hàng đó hiển thị thông tin như mô tả và giá trên màn hình máy tính. Hệ thống điểm bán lẻ có thể nhận ra chuỗi văn bản đó và sẽ biết để đưa ra một số chi tiết nhất định – như tên và giá của mặt hàng đó.

Mối quan hệ giữa mã vạch và sản phẩm được gắn mã vạch phải được thiết lập từ trước. Mã vạch được tạo ra bởi chính doanh nghiệp hoặc phối hợp với một tổ chức có tên là GS1 – nơi cấp phép mã vạch cho các công ty trên toàn thế giới.

Các loại mã vạch

Các loại mã vạch mà bạn sẽ thấy tất cả đều giống nhau; mã vạch khác nhau sẽ sử dụng ký hiệu khác nhau. Hệ thống ký hiệu đó sẽ xác định số lượng ký tự mà nó có thể bao gồm bộ ký tự cụ thể nào nó có thể hiển thị. Các mã như UPC-A hoặc (12 chữ số) EAN-13 (13 chữ số) thường được sử dụng trong bán lẻ và bạn sẽ thường thấy Mã 128 (có thể hiển thị tất cả 128 ký tự ASCII) thể hiện mã theo dõi trên các gói.

Tùy chọn 1: Tự tạo mã vạch

Tạo và in mã vạch độc quyền của riêng doanh nghiệp là điều khó thực hiện. Doanh nghiệp hay các cửa hàng phân vân về cách  tạo mã vạch sẽ phải sử dụng phần mềm trên máy tính và sử dụng ký hiệu hiện có như UPC-A hoặc Mã 39.

Trước tiên, bạn sẽ cần phần mềm tạo mã vạch, có thể tạo mã vạch và cũng có thể in chúng ra cho bạn. Hoặc bạn có thể sử dụng phông chữ mã vạch để có thể viết mã vạch của riêng mình trong một chương trình như Microsoft Word.

Nó hướng dẫn bạn cách chia nhỏ mã vạch thực tế, nhưng bạn có thể muốn xây dựng theo một hệ thống phân cấp để thấy mã vạch dành cho loại sản phẩm nào. Hệ thống ký hiệu UPC-A cung cấp tổng cộng 12 chữ số, nhưng chỉ 11 chữ số đầu tiên chứa dữ liệu tin nhắn. Chữ số thứ 12 được gọi là chữ số kiểm tra trên mạng và chức năng như một cách để xác minh mã vạch đã được đọc đúng. Nếu bạn có thể tạo mã theo cách thủ công, bạn có thể tạo một số cách kiểm tra.

Mã vạch UPC-A được tạo với 11 chữ số dữ liệu tin nhắn và chữ số kiểm tra thứ 12

Đó là sự phân chia cơ bản nhất của mã vạch UPC-A, nhưng chúng ta cũng có thể thực hiện các công cụ nâng cao hơn bằng cách chia 11 chữ số khác thành các danh mục phụ. Bằng cách đó bạn có thể thu được nhiều thông tin hơn về một sản phẩm, ngay cả khi bạn chỉ có mã 12 chữ số. Dưới đây, một ví dụ nhanh về mã vạch cho máy quét mã vạch SC-830G có thể trông như thế nào:

Ví dụ về UPC 12 chữ số tùy chỉnh: sáu chữ số đầu tiên đại diện cho loại sản phẩm (kính). Bốn chữ số tiếp theo là viết tắt của tên sản phẩm (Ghost). Chữ số thứ 11 là viết tắt của “không phân cực” và chữ số thứ 12 là chữ số kiểm tra.

Khi đã tạo mã vạch thực tế của mình trong một chương trình, bạn sẽ muốn in chúng ra bằng máy in nhãn để có thể gắn chúng vào các sản phẩm của mình.

Khi đã tạo mã vạch và dán chúng vào sản phẩm, bạn sẽ muốn gắn mã vạch đó vào tên sản phẩm trong kho hoặc hệ thống điểm bán hàng mà bạn đang sử dụng. Phần mềm kiểm kê sẽ có các trường cụ thể để bạn quét mã vạch. Một khi mã vạch được liên kết với một sản phẩm, bạn có thể quét chúng bất cứ lúc nào mà không cần phải nhập tên hoặc số vật phẩm vào máy tính.

Điều này có thể được thực hiện từ 2 triệu đồng trở lên, tùy thuộc vào phần mềm và phần cứng mà bạn chọn. Điều quan trọng cần nhớ ở đây là thiết bị sẽ là của bạn và mã vạch mà bạn tạo ra không có bất kỳ khoản phí bổ sung nào liên quan.

Tùy chọn 2: Cách tạo mã vạch bằng GS1

Nếu kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp là bán sản phẩm của riêng mình trong các cửa hàng khác (sử dụng các hệ thống điểm bán khác nhau), thì bạn sẽ muốn đảm bảo mã vạch của mình được tạo và đăng ký với GS1. Cách tạo mã vạch này là bí quyết độc quyền và phần mềm và là một khoản đầu tư tài chính rất lớn. Hãy điểm lại về mã vạch UPC xem nó là gì.

Như chúng ta đã nói trước đó, mã vạch UPC-A tiêu chuẩn có tổng cộng 12 chữ số. Khi bạn đăng ký mã vạch với GS1, có các tầng khác nhau mà bạn có thể mua dựa trên kích thước tiền tố. Các tầng này có độ dài tiền tố công ty khác nhau – tiền tố dài hơn rẻ hơn và tiền tố nhỏ hơn sẽ đắt hơn.

Ví dụ: đăng ký tiền tố công ty gồm 9 chữ số với GS1 có giá 750 đô la cho tối đa 100 mặt hàng duy nhất và có cả phí gia hạn hàng năm là 150 đô la để xem xét. Càng ít chữ số mã vạch được sử dụng cho tiền tố công ty, càng nhiều sản phẩm bạn được phép đăng ký theo UPC đó.

Một mã vạch được tạo bằng tiền tố công ty sáu chữ số có thể có 100.000 sản phẩm; một mã vạch với tiền tố công ty bảy chữ số có thể có 10.000 sản phẩm.

Với mã vạch được đăng ký chính thức, doanh nghiệp vẫn sẽ phải tự tạo mã vạch, nhưng bạn có ít chữ số thực hơn để làm. Khi đã đăng ký tiền tố với GS1, bạn sẽ có quyền truy cập vào Trung tâm dữ liệu GS1 US | Sản phẩm. Công cụ trực tuyến đó sẽ giúp bạn tạo và theo dõi tất cả các mã vạch trong doanh nghiệp của mình. Cách tạp mã vạch bằng công cụ đó đều sẽ được đăng ký, điều này khiến chúng đủ điều kiện để được sử dụng tại các doanh nghiệp khác.

Đối với in mã vạch: bạn có thể xuất mã vạch từ Trung tâm dữ liệu để tự in nhãn hoặc bạn có thể gửi tệp hình ảnh đến nhà cung cấp dịch vụ GS1 đã đăng ký. Họ có thể giúp bạn thiết kế và in mã vạch để sử dụng trên bao bì hoặc hộp, nếu bạn thích một thiết kế khác hơn là một nhãn đơn giản.

Cách chọn  mã vạch phù hợp với doanh nghiệp

Sự lựa chọn giữa việc tự tạo mã vạch tùy chỉnh của riêng doanh nghiệp hay mã vạch được đăng ký GS1 cần lưu ý đến mục đích sử dụng: bạn có muốn bán sản phẩm của mình tại các cửa hàng khác ngoài hệ thống hay không?

Tự tạo mã tùy chỉnh có thể được thực hiện với máy tính ở nhà, một số gói phần mềm hoặc phông chữ, máy quét và máy in mã vạch. Khi đã thiết lập đúng, các chi phí sẽ không đổi cho dù bạn chọn tạo 100 mã vạch hay 1000 (bạn có thể chỉ trả tiền cho giấy hay mực in). Đây có thể là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đã có một cửa hàng nhỏ hơn hoặc nếu bạn chỉ cần mã vạch để giúp quản lý hàng tồn kho.

Nhưng nếu bạn muốn cho phép các doanh nghiệp khác (đặc biệt là các cửa hàng quy mô lớn hơn) dự trữ sản phẩm của mình, bạn sẽ cần phải đăng ký mã vạch doanh nghiệp với GS1. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ phải trả cho GS1 phí đăng ký và phí gia hạn hàng năm và có thể tốn kém khi mua các tiền tố ngắn hơn để có nhiều mã vạch hơn.

Như vậy, chúng ta đã biết về cách tạo mã vạch của riêng mình và mã vạch quốc tế với GS1 cũng như nên chọn cách nào. Hy vọng qua bài viết, doanh nghiệp của bạn sẽ ứng dụng thành công công nghệ mã vạch vào quản lý thông tin của cửa hàng. Shangchen trân trọng được hỗ trợ quý khách với các dòng sản phẩm máy quét mã vạch, hệ thống bán hàng POS (bao gồm máy POS, máy in hóa đơn, két tính tiền,…).

Để được hướng dẫn và hỗ trợ, hãy gọi cho chúng tôi theo số hotline: 0243 224 7777